ASN Ingenieursgesellschaft mbH und Co. KG

24.04.2015

Projektmanagement - Generelles Grundlagenwissen

Als Projektmanagement (PM) bezeichnet man das Initiieren, Planen, Steuern sowie das Kontrollieren und Abschließen von Projekten.

Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweile etabliert und standardisiert. Überall in der Welt gibt es Verbände, die sich um die Standardisierung im Projektmanagement bemühen und die drei bekanntesten sind:

  • das amerikanische Project Management Institute (PMI) mit der PMP-Zertifizierung
  • das britische Office of Government Commerce (OGC) mit der Prince-2-Zertifizierung
  • die International Project Management Association (IPMA) mit der IPMA-Zertifizierung

Ein Projekt ist eine Abfolge von Aktivitäten, die im Zusammenhang stehen und in einem begrenzten Zeitraum durchgeführt werden müssen. Sie sollen ein einmaliges, aber zuvor definiertes Ergebnis erzielen.

Definitionen Projektmanagement

Projektmanagement wird je nach Quelle textlich unterschiedlich, inhaltlich aber weitgehend übereinstimmend definiert.

Ihre Verfahren sind grundsätzlich unabhängig von Branche und Projektinhalt. Aufbauend auf diesen Verfahren werden individuelle Vorgehensmodelle abgeleitet, in denen die Besonderheiten des Projekts berücksichtigt werden:

  • der Projektgegenstand, beispielsweise eine Software oder eine Maschine
  • der Projekttyp – ein Forschungs- oder Entwicklungsprojekt, ein Investitionsprojekt oder ein Organisationsprojekt
  • Gegebenheiten und Gepflogenheiten im Unternehmen bzw. die Organisationskultur

Aspekte des Projektmanagements

Alle Projekte erfüllen folgende Aspekte:

  • im Mittelpunkt aller Projekte stehen Menschen
  • alle Projekte sind einmalig
  • alle Projekte sind zeitlich begrenzt
  • alle Projekte betreffen Veränderungen
  • alle Projekte haben feste Ziele
  • alle Projekte brauchen unterschiedliche Ressourcen

Der Erfolg von Projekten wird von drei Zielvorgaben bestimmt:

  

Wird eines dieser Ziele nicht erreicht, hat dies unmittelbare Auswirkung auf die Anderen und somit auf das Gesamtziel.

Stellen Sie sicher, dass der Auftraggeber und alle Projektbeteiligte die identischen Ziele und Vorstellungen haben. Definieren Sie mit dem Auftraggeber gemeinsam die Ziele und halten Sie diese schriftlich fest.

Schlüsselfaktoren

Die 4 Schlüsselfaktoren beeinflussen in einem Projekt die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg maßgeblich. Sie sind von einander abhängig und nehmen gegenseitig Einfluss auf das Endergebnis.

Systematische Vorgehensweise

Projekte durchlaufen grundsätzlich einen „Projektlebenszyklus“.

Aufgrund ihrer Komplexität sind Projekte immer nach einer systematischen Vorgehensweise abzuwickeln.

Die drei Grundprinzipien hierbei sind:

  • Strukturierung in Phasen:

          - Definition

          - Planung

          - Realisierung

          - Abschluss

  • Vom Groben zum Detail
  • Problemlösungszyklus

Definitionsphase:

Sie ist die Voraussetzung für den Start des Projekts und beinhaltet im Allgemeinen folgende Punkte:

  • Wirtschaftlichkeit
  • Projektauftrag
  • Durchführbarkeitsprüfung
  • Grobplanung
  • Definition des Projektes
  • Potentialanalyse
  • Zielklärung
  • Problemanalyse

Planungsphase:

Hier werden sowohl die einzelnen Tätigkeiten als auch der zeitliche Ablauf festgelegt. Diese Phase ist die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung in der Realisierungsphase:

  • Risikoanalyse
  • Verantwortung klären
  • Feinplanung
  • Lastenhefte
  • Definition von Arbeitspaketen

Realisierungsphase:

Sie umfasst mehr als nur die reine Umsetzung des vorher Geplanten. Eine kontinuierliche Überprüfung des Projektfortschritts anhand der Meilensteine muss sichergestellt sein. Zielabweichungen bedürfen einer Entscheidung:

  • Arbeitspakete durchführen
  • Projektverfolgung
  • Steuerung der Abweichung
  • Planung aktualisieren
  • Abnahme
  • Information an Meilensteinen

Abschlussphase:

Mit der Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber wird die Abschlussphase eingeläutet. Da nicht unbedingt davon ausgegangen werden kann, dass bei dem nächsten Mal der gleiche Personenkreis an dem Folgeprojekt arbeitet, steht in dieser Phase die Know-how-Sicherung im Vordergrund:

  • Projektabschlussbericht
  • Know-how-Sicherung
  • Auflösung des Projekts

Standards und Normen

In den Normen und Standards sind Projektmanagement-Methoden und Vorgehensmodelle zu unterscheiden. Während sich erstere auf bestimmte Teildisziplinen des Projektmanagements (Risiken, Anforderungen, Terminplanung, …) beziehen, versucht man mit sog. Vorgehensmodellen die Abfolge der Tätigkeiten, also die Prozesse für das Projekt und das PM möglichst präzise festzulegen; weit verbreitet ist das V-Modell.

Die Aufgabenstellungen, Methoden, Instrumente und Ebenen des Projektmanagements sind im Wesentlichen gut bekannt und dokumentiert. Ziel sollte es jedoch sein, eine möglichst weit verbreitete, einheitliche Begriffsbasis und Terminologie zu etablieren und zu fördern. Dieser Aufgabe stellen sich diverse Normierungsinstitute und PM-Verbände.

Internationale Projektmanagement-Standards

IPMA Competence Baseline (ICB 3.0)

  • PMBOK Guide
  • PRINCE2 HERMES
  • DIN 69901
  • ISO 21500

Als internationaler Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projekten ist die Norm ISO 10006:2003 veröffentlicht worden.

 

Wir unterstützen Sie gern.

Die ASN erstellt als Dienstleister im Bereich Technische Dokumentation für sie neben Betriebs- und Gebrauchsanweisungen auch elektronische Teilekataloge, Servicedokumentation und Reparaturhandbücher, Handbücher für Software sowie interaktive Hilfesysteme und Online-Hilfen. Einen wichtigen Einfluss auf den Inhalt der Technischen Dokumentation, im Besonderen der Qualität und Termintreue, hat dabei das Projektmanagement. Brauchen Sie bei der Durchführung ihrer Projekte Unterstützung, sprechen Sie uns gerne an.