ASN Ingenieursgesellschaft mbH und Co. KG

24.03.2016

Der Mehrwert von elektronisch verfügbarer Dokumentation

Viele Unternehmen statten auch die Arbeitsplätze mit PCs aus, an denen Computer nicht das Hauptarbeitsmittel sind. Sei es, um möglichst papierlos zu arbeiten, oder auch, um alle Mitarbeiter per E-Mail erreichen zu können. Bereits 1997 untersuchte die University of Southampton im Rahmen einer Studie, welche Auswirkungen dies auf Industrieunternehmen hat. Auch Veränderungen im Gebrauch der Technischen Dokumentation wurden hierbei betrachtet.

Die Autoren der Studie machen deutlich, dass Industrieunternehmen mit umfassenden Dokument-Magagement-Systemen häufig geneigt seien, möglichst alle zum Betrieb und zur Wartung ihrer Maschinen und Anlagen benötigten Handbücher in digitaler Form abrufbereit zu halten. Hieraus folgt einerseits, dass Technische Dokumentation zu Maschinen und Anlagen nicht nur in Papierform geliefert werden sollte, sondern auch elektronisch. Ansonsten wäre zu erwarten, dass durch Einscannen und den möglichen Einsatz von Texterkennungssoftware Fehler in den Dokumenten entstehen könnten, sofern keine aufwendige Prüfung stattfindet. Andererseits merken die Autoren der Studie an, dass auch herstellerseitig elektronisch gelieferte Dokumentation nur dann von echtem Vorteil sei, wenn sie gut in Dokument-Management-Systeme integrierbar ist. Dazu gehöre auch, umfassendere Dokumente in mehreren kleineren Modulen anzubieten, soweit dies die Kapitelstruktur erlaube.

Das Optimieren von Dokumentation zum Abruf auf elektronischen Endgeräten mag auf den ersten Blick vor allem mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein. Neben der besseren Verfügbarkeit der Handbücher identifiziert die Studie jedoch weitere Vorteile, um diesen Aufwand zu rechtfertigen: Elektronisch verfügbare Dokumente ermöglichen es, in einzelne Bereiche von Zeichnungen und Plänen hinein zu zoomen. Über Dokument-Management-Systeme (oder auch eine gut strukturierte Verzeichnisstruktur) würden Mitarbeiter außerdem leichter erkennen können, welche Informationen überhaupt für sie bestimmt seien. So könne man beispielsweise bestimmte Wartungskapitel gezielt ausschließlich den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, die über die notwendigen Qualifikationen zur Durchführung der entsprechenden Wartungsarbeiten verfügen.

Die vollständige Studie mit dem Titel "The Application of Hypermedia in the Factory Information Environment" wurde 1997 vom Institution of Electrical Engineers im Sammelband "International Conference on Factory 2000: Technology Exploitation Process" veröffentlicht.

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