ASN Ingenieursgesellschaft mbH und Co. KG

07.01.2015

DOKU + MEDIEN Forum 2015

Das DOKU+MEDIEN-Forum 2015 findet statt am Mittwoch, 18. Februar 2015, von 09:00 bis etwa 17:30 Uhr, im Hause unseres DokuNord Partners der ZINDEL AG, Tangstedter Landstraße 83, 22415 Hamburg.

Die Anmeldegebühr beträgt pro Teilnehmer 390,- Euro zuzüglich MwSt. – Pausengetränke und ein kommunikativer Imbiss inklusive.

Anmeldeschluss ist der 28. Januar 2015.

Das Anmeldeformular erhalten Sie auf Anfrage über unser Kontaktformular. 
ASN würde sich freuen Sie am 18. Februar 2015 begrüßen zu können.

Im Folgenden haben unsere Referenten ihre Seminarvorträge für Sie kurz zusammengefasst. Hinweis: Die Seminarreihen A und B laufen parallel, das heißt A1 läuft zeitgleich mit B1 etc.

Vortrag A1Roland Schmeling, Schmeling + Consultants GmbH

Ran an die Nutzer
Zielgruppenanalysen effizient erstellen und effektiv verwenden

Sie ist – eigentlich – notwendiger Bestandteil jeder Risikobeurteilung. Sie ist – eigentlich – eine Muss-Anforderung der IEC 82079-1. Sie ist – eigentlich – eine Selbstverständlichkeit: Eine Zielgruppenanalyse als eine Grundlage für die Entwicklung von Produkt und Anleitungen.

In 15 Jahren Beratung sind praktikable Modelle auch für die Zielgruppenanalyse entstanden, die ich Ihnen gerne vorstelle und mit Ihnen diskutiere. Danach sollte Ihrer ersten(?) pragmatischen Zielgruppenanalyse nichts mehr im Wege stehen!

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Vortrag B1Lars Schiller, ZINDEL AG

Von falschen Begriffen und richtigen Benennungen
Bedeutung der Terminologiearbeit

Wer Wörter gedankenlos nutzt, produziert Missverständnisse, und zwar im ganzen Unternehmen. Selten nur sprechen alle Beteiligten eine gemeinsame Sprache. Im Warenwirtschaftssystem sind Teile anders bezeichnet als in den Anleitungen, in Prospekten werden andere Wörter verwendet als im Service. Und so werden Zeit und Geld verschwendet.

Wörter sind vielfältig und flexibel. Manche Wörter haben mehr als nur eine Bedeutung – etwa das Wort „Anzeige“; solche Wörter sind homonym. Andere Wörter verhalten sich synonym zueinander. Mit ihnen kann man ein und denselben Gegenstand bezeichnen – etwa mit den Wörtern „Bildschirm“, „Display“, „Monitor“.

Hier Ordnung zu schaffen, gelingt mit Wörterbüchern nur bedingt. Ein anderer Ansatz hat sich bewährt: Terminologen unterscheiden zwischen dem Begriff, den man im Kopf hat, und den Wörtern, mit denen das Gedachte in Sprache gefasst wird. Auf diese Weise schaffen Terminologen Klarheit.

Die Verständlichkeit steigt, sobald gleiche Dinge konsequent gleich benannt werden (keine Synonymie) und jedes Wort in nur genau einer Bedeutung verwendet wird (keine Homonymie). Alle Abteilungen des Unternehmens verwenden Wörter sicherer, wenn Begriffe durch Definitionen klar gegeneinander abgegrenzt sind. Die Dokumentationskosten sinken, weil Redakteure einen geringeren Rechercheaufwand haben und dadurch schneller und präziser schreiben. Auch die Übersetzungskosten sinken, zugleich steigt die Übersetzungsqualität, weil weniger unterschiedliche Wörter verwendet werden, der Wortschatz also kontrolliert ist. Die Informationsqualität verbessert sich in jeder Beziehung, was auch das Unternehmensimage positiv beeinflusst.

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Vortrag A2Volker Wodaege, ZINDEL AG

Qualität ist Trumpf
Herausforderungen für die Technische Redaktion

Alle wollen sie, keiner kennt sie genau: Qualität in der Technischen Dokumentation. Genauer gesagt: Jeder stellt sich darunter etwas anderes vor. Der pensionierte Deutschlehrer erwartet alle Tipps und Tricks zu seinem neuen Schachprogramm; der gestresste Maschinenbediener braucht schnelle Störungshilfe; das Gewerbeaufsichtsamt prüft die Einhaltung der CE-Anforderungen; der mittelständische Produkthersteller muss „den Dokukram“ vor allem bezahlen können. Qualität ist also relativ.

Und noch ärgerlicher: Die Anforderungen, Randbedingungen und Schlagwörter in puncto Qualität ändern sich über die Jahre. 1995 galt das „Hamburger Verständlichkeitsmodell“ als das redaktionelle Maß aller Dinge. 2005 waren Übersetzungen ohne „Translation Memory“ nicht mehr denkbar. 2015 ist unternehmensweites „Terminologiemanagement“ die moderne Medizin gegen Missverständnisse und Mehrkosten. 2025 wird vielleicht „Global Information Interchange“ den weltweiten, kontextgefilterten, sekundenaktuellen Zugriff auf Benutzerinformation bestimmen. Qualität ist also relativ – und flüchtig.

Was braucht Qualität deshalb? Vor allem einen Plan von allen Puzzlesteinen, aus denen sich Qualität zusammensetzt. Ein redaktioneller Puzzlestein: Zielgruppenanalysen als Grundlage für die Entwicklung von Anleitungen. Ein struktureller Puzzlestein: Informationsmodelle und -methoden wie PI-Mod bzw. PI-Klassifikation. Ein operativer Puzzlestein: Konsequentes, kontrolliertes Arbeiten nach Verfahrensanweisungen und Checklisten, wie sie z. B. ein QM-System nach ISO 9001 bereitstellt.

Was sichert Qualität also? Der Profi und die Peitsche …

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Vortrag B2Prof. Dr. Klaus-Dirk Schmitz, Fachhochschule Köln

Best Practices zur Terminologie
Prozesse, Kennzahlen und Wirtschaftlichkeit

Gute und sorgfältige Terminologiearbeit ist zeitaufwändig und damit kostenintensiv, aber notwendig für die Erstellung und Übersetzung von korrekter und widerspruchsfreier technischer Dokumentation. Immer mehr Unternehmen erkennen aber, dass Terminologie eine Schlüsseltechnologie beim Wissensmanagement und bei der unternehmensinternen und -externen Kommunikation ist. Jedoch kann Terminologie-Management nur effizient funktionieren, wenn alle Personen(gruppen), die an der unternehmensweiten Kommunikation teilhaben, beim Terminologie-Management zusammenarbeiten und nur so die Etablierung und Nutzung einer konsistenten Unternehmenssprache ermöglichen.

Der Vortrag geht auf die grundlegenden Methoden und Prinzipien des Terminologiemanagements ein, zeigt, wie die entsprechenden Personengruppen in die Terminologieprozesse eingebunden werden können, und verdeutlicht an Best-Practice-Beispielen, wie Kennzahlen für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit von Terminologiemanagement ermittelt werden können.

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Vortrag A3Prof. Dr. Wolfgang Ziegler, Hochschule Karlsruhe

PI ist Klasse
Grundlagen und Anwendungen der PI-Klassifikation

Content Management basiert auf der Wiederverwendung von modularen Inhalten. Die Art der Modularisierung und die Möglichkeiten der Wiederverwendung hängen aber mit der Klassifikation der Module zusammen.

Als systematischer Ansatz bietet die produkt- und informationsbezogene (PI-)Klassifikation von Inhalten eine universell anwendbare Methode, Content mit Metadaten zu versehen. Die Methode stammt ursprünglich aus den Anforderungen des Maschinen- und Anlagenbaus, lässt sich aber auf viele andere Bereiche und in gängige CMS übertragen.

Der Nutzen der PI-Klassifikation zeigt sich primär in der eindeutigen Identifizierbarkeit von Content. Es lassen sich dadurch viele wesentliche Vorteile bei der Erstellung, Verwaltung und Publikation von (modularen) Informationen nutzen:

 

Definition von eindeutigen und handhabbaren Modulkonzepten für CMS-Nutzer; systematische Behandlung des Variantenmanagements; Kombinierbarkeit mit beliebigen Informationsmodellen und CMS-Konzepten; Automatisierung von Publikationsprozessen; Nutzung in Content-Delivery-Portalen; Untersuchbarkeit der Metadatennutzung im (REx-)Kennzahlenmodell.

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Vortrag B3Jens-Uwe Heuer-James, tekom-Rechtsdienst

Haftung für übersetzte Dokumente
Grundprinzipien der Haftung und Probleme der Zuliefererdokumentation

Die Übersetzung produktbegleitender Dokumente ist eine Notwendigkeit, die sich sowohl beim Export wie auch beim Import stellt. Fehler bei der Übersetzung können fatale Folgen haben, so dass die Frage nach der Haftungssituation hier auf der Hand liegt. Muss tatsächlich für die ungarische Übersetzung gehaftet werden, obwohl der Hersteller nur die Übersetzung beauftragt? Diese und ähnliche Fragen bleiben unter verschiedenen rechtlichen Gesichtspunkten zu betrachten.

Besonderes Augenmerk gilt dabei auch der Zuliefererdokumentation, die unter dem Aspekt „Übersetzung“ eine Herausforderung darstellt: Was muss der Zulieferer „von Gesetzes wegen“ zur Verfügung stellen? Haftet er für alle Schäden bei fehlerhafter Übersetzung? Abgerundet wird der Vortrag durch einige praktische Hinweise.

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Vortrag A4, Ulrike Parson, parson AG, und Dr. Achim Steinacker, intelligent views GmbH

Liebe deine Dokumente und vernetze sie
Dokumentation als Bestandteil eines semantischen Netzes

Technische Dokumentation entsteht nicht auf einer einsamen Insel. Sie wird gefüttert mit Informationen aus der Entwicklung, der Produktdatenbank und dem Anforderungsmanagement und weiterverarbeitet durch Marketing und Schulung. Zumeist verarbeiten diese Bereiche ihre Information jedoch getrennt. So entstehen nicht nur mehrfache Aufwände, sondern auch Inkonsistenzen. Mit Technologien des semantischen Webs integrieren Sie die Dokumentation in die Informationsstruktur Ihres Unternehmens und erschließen das volle Potenzial für die Wiederverwendung und Vereinheitlichung von Informationen und Metadaten.

Semantische Netze repräsentieren Wissen, indem sie Objekte aus eigentlich getrennten Systemen miteinander verknüpfen und in einen Zusammenhang bringen: Sie beschreiben die Eigenschaften der Objekte („ein Produkt hat eine Version“) und die Beziehungen zwischen den Objekten (eine Komponente „gehört“ zu einem Produkt).

Damit eignet sich ein semantisches Netz zur Repräsentation von Daten und Informationen, die aus unterschiedlichen Quellen stammen. Über die Beziehungen zwischen den einzelnen Objekten können Abhängigkeiten ermittelt und visualisiert werden, die durch einen isolierten Blick auf die Einzelsysteme nicht erkannt werden. Ein Informationssystem auf Basis semantischer Netze hat dabei nicht den Anspruch, bestehende Systeme abzulösen, sondern dient als Datendrehscheibe. Das semantische Netz enthält nur die Informationen und Metadaten, die für den Aufbau und die Abfrage von Beziehungen zwischen den Objekten notwendig sind. Die vollständigen Quelldaten verbleiben in den ursprünglichen Systemen, die damit weiterhin voll genutzt werden.

Strukturierte technische Dokumentation kann aufgrund des XML-Formats und der reichen Metadaten gut in semantische Netze integriert werden. Der Vortrag zeigt anhand eines konkreten Projektes, wie technische Dokumentation mit anderen Unternehmensdaten verknüpft werden kann.

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Vortrag B4, Prof. Dr.-Ing. Michael Schaffner, BIOS Dr.-Ing. Schaffner Beratungsgesellschaft mbH

Business Cases
Das Management mit Zahlen überzeugen

Geschäftsszenarien bergen komplexe finanzielle und strategische Herausforderungen. Mit Business Cases verschaffen Sie sich Gehör beim Management – sie dienen dabei der rationalen Entscheidungsfindung. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Auswirkungen komplex sein können und die Szenarien sehr neuartig sowie mehrere Handlungsalternativen möglich sind.

In einem Business Case werden im Projektvorfeld die Wirtschaftlichkeit und die Auswirkungen auf das Gesamtgeschäft dargestellt. Das systematische Vorgehen, Fallstricke und Handlungsempfehlungen sind Gegenstand des Vortrages.